Rechtmatigheidsverantwoording

Bij de behandeling van de programmarekening 2024 in de gemeenteraad is uitvoerig gesproken over de rechtmatigheidsverantwoording en de geconstateerde onrechtmatigheden in de navolging van de regelgeving rondom aanbestedingen. Om dergelijke onrechtmatigheden zoveel mogelijk in te perken, wordt al langere tijd gewerkt aan het verbeteren van de inkoopprocessen en het contractmanagement. Hierin is in eerste instantie ingezet op een uniforme en volledige registratie van contracten en inkooporders. Vanuit deze registratie is meer inzicht ontstaan in de inkoopbehoefte en contractuitnutting binnen de gemeente als geheel. Via dashboards wordt dit nu gemonitord. 
Naast monitoring wordt, waar mogelijk, gebruik gemaakt van systeemondersteuning. Er waren reeds signalen ingericht bij 70% van de maximale contractwaarde en 9, 6 en 3 maanden voor de einddatum van een contract. De afgelopen periode is, mede op verzoek van de rekeningencommissie, onderzocht of het mogelijk en wenselijk is om ook eerdere signalering in te bouwen. Naar aanleiding daarvan wordt op dit moment gewerkt aan het instellen van signalen op het moment dat 50% van de contractwaarde is bereikt en 12 maanden voor het einde van een contract. Deze signalen zijn erop gericht tijdig een nieuwe aanbesteding te kunnen starten, waarmee een toekomstige overschrijding kan worden voorkomen. 
Het effect van de verbeteringen die de afgelopen jaren zijn doorgevoerd in het proces van inkoop en contractmanagement zijn merkbaar. Waar in voorgaande jaren de nadruk lag op rechtmatigheidsfouten, omdat inkopen niet aanbesteed waren terwijl dit wel had gemoeten, is dit type fout tegenwoordig veel minder aan de orde. Het type fouten dat nu het meest van toepassing is, zijn situaties waarbij de maximale waarde van een (raam)contract is overschreden. Dit is het gevolg van een betere en volledigere registratie, maar laat ook zien dat er bij het aanbesteden van deze (raam)overeenkomsten beter rekening gehouden moet worden met de gemeentebrede inkoopbehoefte. Daar wordt nu breed op ingezet. 

Vanuit de versterkte monitoring en de ingebouwde signalering zijn er dit jaar dan ook diverse interventies gepleegd op contracten waarvan de maximale waarde is overschreden, of waar dit dreigde te gebeuren. In deze gevallen is kritischer gekeken naar het aangaan van nieuwe verplichtingen ten laste van het bestaande contract, en in een aantal gevallen zijn nieuwe aanbestedingsprocedures opgestart. Dit leidt er echter niet per direct toe dat een onrechtmatige overschrijding stopt, aangezien het zorgvuldig en volledig doorlopen van een aanbestedingsprocedure gemiddeld zes tot negen maanden kost en gedurende deze periode is er niet altijd een ander alternatief dan gebruik te blijven maken van de contracten. Dit heeft tot gevolg dat er over 2025 en mogelijk ook 2026 een verhoogd risico is op onrechtmatigheden ten aanzien van de navolging van de aanbestedingsregels.